เราอาจเคยได้ยินกันมาบ้างว่า หุ่นยนต์จะเข้ามาทำงานแทนมนุษย์ในงานด้านต่างๆ ในซีรีย์นี้ จึงขอเสนอการสร้างและพัฒนาระบบ RPA ย่อมาจากคำว่า “Robotic Process Automation” ที่เป็นเทคโนโลยีการสร้างหุ่นยนต์ในรูปแบบหนึ่งที่กำลังได้รับความนิยมและถูกพูดถึงอย่างมากในช่วง 2-3 ปีมานี้ โดยผู้อ่านจะได้ทำความรู้จักระบบนี้ ตั้งแต่เริ่มต้นจนสามารถสร้างหุ่นยนต์หรือ Robot ให้เข้ามาช่วยการทำงานด้านต่างๆ ที่ต้องการได้แบบอัตโนมัติ ซึ่งจะเป็นทักษะสำคัญของคนทำงานด้าน IT ในปัจจุบันที่ต้องมีติดตัวไว้ ขอเชิญก้าวเข้าสู่โลกของหุ่นยนต์และการทำงานแบบอัตโนมัติครับ
RPA คืออะไร
RPA คือ โปรแกรมสร้างหุ่นยนต์แบบซอฟต์แวร์ที่เข้ามาช่วยให้การทำงานด้านระบบ IT ต่างๆ เป็นแบบอัตโนมัติ โดยเฉพาะงานที่ใช้คนทำแล้วมักมีความผิดพลาดอยู่บ่อยๆ เช่น งานที่ต้องการทำซ้ำเพื่อเก็บบันทึกหรือค้นหาข้อมูลที่มีจำนวนมหาศาล งานที่ต้องใช้การคิดคำนวณอย่างรวดเร็ว หรืองานด้านการตรวจสอบข้อมูลที่ต้องการความถูกต้องแม่นยำ ซึ่งหากเราสร้างหุ่นยนต์ขึ้นมาทำงานแทนจะสามารถทำสิ่งต่างๆ เหล่านี้ได้ดีกว่า
โปรแกรม RPA ปัจจุบันมีให้เลือกใช้อยู่หลายค่ายด้วยกัน แต่จากการจัดอันดับของ Gartner (บริษัทวิจัยและให้คำปรึกษาการทำธุรกิจและเทคโนโลยีระดับโลก) ได้จัดอันดับไว้เมื่อปี 2019 ให้ UiPath เป็นโปรแกรมที่ได้รับความนิยมสูงสุดจากผู้ใช้งานใกล้เคียงกับโปรแกรมชื่อดังค่ายอื่นๆ อย่าง Automation Anywhare และ Blue Prism (อ่านรายละเอียดของการจัดอันดับและเปรียบเทียบข้อดีข้อเสียของแต่ละโปรแกรมได้ที่ https://www.gartner.com/reviews/market/robotic-process-automation-software)
ซีรีย์นี้จะสร้างและพัฒนาระบบโดยใช้โปรแกรม UiPath เป็นหลัก เพราะเป็นโปรแกรมที่มีผู้ใช้งานจำนวนมาก ระบบ Support ของโปรแกรมก็ทำได้ดี ทำให้หากติดปัญหาอะไรก็สามารถสอบถามผู้รู้ได้ไม่ยากนัก ที่สำคัญ UiPath ยังมีเวอร์ชั่น Community ที่ใช้งานได้ฟรีสำหรับงานที่ไม่ซับซ้อนมากนัก เพราะตัดความสามารถหลายๆอย่างออกไป หรือถ้าต้องการเวอร์ชั่น Enterprise ที่มีความสามารถต่างๆ อย่างครบถ้วนแต่มีค่าลิขสิทธิ์ ก็ลองดาวน์โหลดเวอร์ชั่น Trial ไปทดสอบใช้งานได้
ความสามารถของ RPA
ถึงตอนนี้ผู้อ่านหลายท่านอาจสงสัยว่า จะเอา RPA มาทำอะไรได้บ้าง และจะเหมาะสมกับการใช้งานของเราหรือไม่ จริงๆ แล้ว RPA รองรับการทำงานได้หลายด้าน ไม่ว่าจะเป็นงานด้านเอกสารธุรกิจ, ช่วยตรวจสอบข้อมูล, บันทึกข้อมูล หรือแม้กระทั่งงานด้าน IT เช่น การมอนิเตอร์ระบบเพื่อตรวจสอบข้อผิดพลาดของ Services ต่างๆ, การคอนฟิกค่าอุปกรณ์ หรือโปรแกรมต่างๆ โดยอัตโนมัติ เป็นต้น
ตัวอย่างความสามารถบางส่วนของ RPA เช่น…
- ช่วย Log in เข้าสู่โปรแกรมหรือระบบต่างๆ แบบอัตโนมัติ
- จัดการไฟล์และโฟลเดอร์ข้อมูลต่างๆ ได้ เช่น สร้าง ลบ หรือสั่งย้าย
- อ่านและเขียนข้อมูลในระบบฐานข้อมูล
- ดึงข้อมูลจากเว็บไซต์ต่างๆ ตามที่เราต้องการมาใช้ร่วมกับโปรแกรมต่างๆ เช่น ดึงข้อมูลอัตราแลกเปลี่ยนจากเว็บไซต์ธนาคารมาเก็บบันทึกไว้ใน Excel เพื่อทำสถิติย้อนหลัง
- เชื่อมต่อเข้ากับระบบ APIs ของโปรแกรมหรืออุปกรณ์ต่างๆ ได้
- ช่วยจัดการงานด้านอีเมล เช่น อ่าน เขียน ตรวจสอบข้อความ หรือแจ้งเตือนอีเมลสำคัญได้
- ช่วยในเรื่องของการคิดคำนวณตัวเลขหรือสูตรต่างๆ ได้
- บันทึกหรือคัดลอกข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว เช่น ย้ายข้อมูลในไฟล์ Excel จำนวนมากมาไว้ในระบบ ERP
สำหรับงานด้านไอที RPA ก็มีความสามารถต่างๆ มากมาย เช่น…
- การจัดการซอฟต์แวร์ เช่น ดาวน์โหลด ติดตั้ง และอัปเดตโปรแกรมต่างๆ ให้อัตโนมัติ
- ช่วยในการคอนฟิกค่าการทำงานของโปรแกรมและอุปกรณ์ต่างๆ ได้ เช่น เข้าไปสร้าง User Account, จัดการเรื่องของ Domain Policy หรือรีเซ็ตรหัสพาสเวิร์ดใหม่
- ช่วยในงานด้านการ Backup ข้อมูลตามช่วงเวลาที่กำหนด
- คอยตรวจสอบหรือมอนิเตอร์การทำงานของ Services ต่างๆ บนเครื่องเซิร์ฟเวอร์ หากพบความผิดพลาดก็ให้แจ้งเตือน หรือรีเซ็ต Service ที่มีปัญหาให้อัตโนมัติ
- รีโมตเข้าระบบต่างๆ หรือเครื่องเซิร์ฟเวอร์ที่ต้องการ เพื่อเข้าไปทำงานตามที่กำหนดได้โดยอัตโนมัติ
คุ้มไหมที่จะใช้ระบบ RPA
การนำระบบ RPA มาใช้อย่างจริงจังในองค์กรก็เป็นเรื่องที่ต้องพิจารณาอย่างรอบคอบ เพราะเวอร์ชั่น Enterprise ที่มีความสามารถทุกอย่างครบถ้วนต้องเสียค่าลิขสิทธิ์ที่ทาง UiPath จะคิดเป็นรายปี ก็ต้องมาเปรียบเทียบกับระบบเดิมที่ใช้แรงงานคนว่ามีความคุ้มค่าหรือไม่
ในส่วนของ UiPath มีความสามารถหลายด้านอย่างที่ได้รู้จักกันไปแล้ว ดังนั้นหากเรารู้จักใช้ประสิทธิภาพการทำงานของโปรแกรมอย่างเต็มความสามารถ แน่นอนว่าจะช่วยลดค่าใช้จ่าย ข้อผิดพลาดต่างๆ ที่เกิดจากคน และประหยัดเวลาในการทำงานลงไปอย่างมาก เพราะการใช้แรงงานคนต้องจ่ายเงินเดือน มีสวัสดิการ โบนัสประจำปี หรือเสียเวลาส่งไปอบรม จบมาก็ต้องลองผิดลองถูก กว่าจะเชี่ยวชาญก็อาจใช้เวลาเป็นปี แต่สำหรับการสร้างหุ่นยนต์อาจใช้เวลาพัฒนาเพียงเดือนเดียวก็สามารถทำงานได้เลย โดยไม่มีเหน็ดเหนื่อย ทำงานได้รวดเร็วและแทบไม่มีข้อผิดพลาดใดๆ
การใช้ความสามารถของ UiPath ให้เกิดประโยชน์สูงสุด ก็อาจไม่ใช่เรื่องที่ง่ายนักและต้องใช้เวลาฝึกฝนพอสมควร แม้ไม่ถึงขั้นต้องเขียนโค้ดโปรแกรมที่มีความสลับซับซ้อน แต่หากมีพื้นฐานด้านโปรแกรมมิ่งมากบ้าง ก็จะช่วยให้การเรียนรู้ทำได้เร็วขึ้น
อย่างไรก็ตาม RPA ไม่ได้เป็นระบบที่จะมาทำงานแทนคนทั้งหมด แต่เป็นระบบที่ช่วยสนับสนุนให้พนักงานในแผนกต่างๆ ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ทั้งในส่วนของแผนกทรัพยากรบุคคล, คอลเซ็นเตอร์, การเงิน, ซัพพลายเชน, ภาษี หรือทางฝั่ง IT และระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ ดังนั้นหากเลือกใช้งาน RPA และรู้จักใช้ความสามารถต่างๆ ของตัวโปรแกรมอย่างเต็มประสิทธิภาพ เมื่อเทียบกับค่าใช้จ่ายที่ต้องเสียเป็นรายปี ย่อมให้ความคุ้มค่าต่อองค์กรที่นำไปใช้อย่างแน่นอน
